Some ahdistus 3

Some ahdistaa, koska olisi niin paljon mahdollisuuksia ja niin vähän aikaa.

Sosiaalisesta mediasta löytyisi meidänkin firman käyttöön monta välinettä. Youtube ja Twitter yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen, työnantaja- ja asiantuntijamaineen nostattamiseen. Slideshare ammattitaidon jakamiseen. Facebook ehkä sopisi kanavaksi, jossa keskustella alamme opiskelijoiden sekä työpaikoistamme kiinnostuneiden kanssa. Asiakkaitamme ja heidän omaisiaankin siellä ehkä, pienellä varauksella, voisi jututtaa. Tosin mehän emme voi valita, ketkä kanssamme haluavat keskustella. Linkedin rekrytointiin ja asiantuntijuuden ilmaisuun. Ja mitä kaikkea muuta somesta voisikaan löytyä!

Pitäisi jossain välissä ehtiä syvällisesti tutustumaan jokaisen meitä kiinnostavan palvelun tietoturva-asioihin. Selvittää ne ensin itselle ja sitten vielä jututtaa lakimiestä asiasta. Pitäisi listata meille sopivat some-välineet.

Pitäisi valita niistä sopivista meitä eniten kiinnostavat välineet ja suunnitella niiden pitkän aikavälin käyttö, tehdä somestrategia. Mitä välineeltä haluamme? Miten toteumaa mittaamme? Mitä sisältöä tuotamme? Kuka tuottaa? Kuka mahdollisesti ”raakkaa”, päättää mitä julkaistaan ja varmistaa ettei ei-julkista tai salaista pääse eetteriin? Pitäisi tehdä julkaisuille aikataulurunko. Pitäisi kouluttaa sisällöntuottajat sekä tekniikkaan että sisällön tuottamiseen.

Pitäisi huolehtia jatkosta, sillä meille on tyypillistä suuri alkuinnostus kaikkeen ja jonkun ajan kuluttua suuri unohdus. Muutaman kuukauden kuluttua arki jyrää, eikä sisällöntuottoon enää riitä aikaa. Jos firma someen lähtee, ei siellä mielestäni voi lopahtaa. Pitäisi jaksaa ja ehtiä tsemppaamaan uuvahtaneita sisällöntuottajia.

Pitäisi saada itselle lisää tunteja vuorokauteen! Siksi some ahdistaa.

Bambuser maksullinen yrityskäytössä

Bambuseria esiteltiin aiemmin ainakin Some seikkailu 2012 ja mjjome blogeissa. Minä ajattelin, etten tee samaa kolmanteen kertaan, vaan yritän täydentää asiaa. Halusin tutkailla Bambuseria nimenomaan työkäytön näkökulmasta.

 

Päätin kärsiä myöhäisestä asiaan tarttumisestani ihan kybällä ja tutkia Bambuserin Terms of Usea. Nehän olivat tuttuun tapaan piiitkät ja monimutkaiset, mutta nostan sieltä esiin muutamia varsinkin yrityskäytössä huomioitavia seikkoja.

• Palvelu on vasta beta vaiheessa. "At this stage the service is at a beta stage and therefore will not be fully available and will not be provided at a stability of a post-beta released product."
• Palveluun rekisteröityessäsi sitoudut antamaan oikeat tiedot ja päivittämään niitä.
  "In registering as a user, you represent and warrant that you are of legal age to form a binding contract, and agree to provide accurate, current, and complete information about yourself as prompted, and to maintain and promptly update the information to ensure that it remains accurate, current, and complete."
• Bambuseriä ei saa käyttää ilmaiseksi yrityksissä. Veloituksetta saavat käyttää vain yksityishenkilöt ja hyväntekeväisyysorganisaatiot. Yrityskäyttöön tarjoavat maksullisia palveluja.
  "The Bambuser service is offered for free to charity organisations as well as end-users that are using the service for personal use. For any other use case, Bambuser offer a variety of Premium services (bambuser.com/premium)."

Tähän loppui siis yrityskäytön tutkailu, mutta alkuun päästyäni päätin jatkaa itseni rankaisemista ja louhia tekstin loppuun. Seuraavat lienevät yksityiskäyttäjiä kiinnostavia seikkoja. Tai ainakin niiden pitäisi olla.

• Tämä nyt on itsestään selvää, mutta sanottakoon vielä: Bambuser ei ota mistään palvelun käyttäjän tekemisestä tai sisällöstä vastuuta.
  "Bambuser is not responsible for any Content broadcasted, posted, displayed, transmitted or otherwise distributed through the Service or the Site. This means that you, and not Bambuser, are entirely responsible for all Content that you broadcast, post, display, transmit or otherwise distribute through the Service."
• Ja lisäksi Bambuserilla on oikeus, mutta ei velvollisuutta, poistaa julkaisuja sivuilta. Eli et välttämättä saa toisten sinusta julkaisemia juttuja poistatettua.
  "Bambuser and its designees shall have the right (but not the obligation) in their sole discretion to refuse, change, delete, or re-categorize any Content that is available via the Service or the Site."
• Nousi sieltä yksi hyväkin asia: tekijänoikeutta julkaisuista eivät sentään vaadi.
  "Bambuser does not claim ownership of the Content made available through the Service."
• Haluavat "vain" ilmaisen ja siirrettävissä olevan käyttöoikeuden kaikkeen.
  "By broadcasting Content through the use of the Service, you hereby grant Bambuser a worldwide, non-exclusive, royalty-free, sublicensable and transferable license to use, copy, reproduce, distribute, transmit, prepare derivative works of, modify, display, publish and perform such Content on, through or in connection with the Bambuser Site, Software, Service and Bambuser's (and its successor's) business in any media formats and through any media channels, including without limitation, for promoting and redistributing part or all of the Bambuser Site, Software and Service (and derivative works thereof)."

Yrityskäyttäjille vielä tiedoksi, että julkishallinnon porukat älkööt vaivautuko, jos teidän pitää julkaista suomalaisilta palvelimilta.
"The Site is controlled and offered by Bambuser from its facilities in Sweden."

Että sellainen tapaus. Ei kuitenkaan liene mikään kummajainen tai erityisen riistävä tapaus. Eiköhän nuo TOU-ehdot ole muillakin aika hirmuiset käyttäjän kannalta katsoen. Lukeeko niitä kukaan ikinä läpi? Luetko sinä?

 

 

Valokuville Flickr

Nyt on sitten tutustuttu taas uuteen some-värkkiin. Ajattelin aloittaa klassikoista ja kävin avaamassa itselleni tilin Flickriin ja tuuppasin sinne muutamia kuviani. Sisään sai kirjautua Fb- tai Google-tunnareillakin, joten ei tarvinnut tehdä tähän omia. Helppo käyttää.

Vielä en jakanut kuvia kohdistetusti tuttavilleni, vaan ovat kaikille avoinna. Tätä kautta olisi varmaan kätevä jakaa kuvia mummulle ja muille sukulaisille ja olipa tuolla palvelu paperikuvien ja muiden kuvatuotteiden tilaamiseksi. Näpsäkkää synergiaa.

Veikkaan, että tämä on kätevä paikka kuvavarkaille, joista Juttuloita-blogissa aiemmin puhuttiin. Mutta kun asian tiedostaa ja jättää ne aarteensa julkaisematta, niin mikäpä siinä. Tai julkaisee tosi pienellä tiedostokoolla.

En kyllä keksi miten voisin käyttää tätä työssäni. Yritystilejä löysin muutamia erityyppisiä, esimerkiksi valokuvaajan, mainostoimiston ja meikkikaupan. Vaalityötä Obaman puolesta tekeviä työnsä ääressä sieltä löytyi myös, joten kai Flickrissä voisi julkaista vaikkapa firman tilaisuudessa otettuja kuvia. Mutta miksi niitä ei mieluummin julkaistaisi firman nettisivuilta? Tilaahan tietysti säästyy, jos tuuppaa kuvat jonnekin muualle kuin omille sivuilleen, mutta kertokaapas, onko jokin muukin syy? Eihän nuo nettikuvat nyt niin paljoa tilaa omilla www-sivuillakaan vie.

Doodle do - or does it?

Harmittelin aiemmin työkalun puutetta ilmittautumisten vastaanottamiseen. Haikailin meille liian kalliin Webropolin perään. Kävin nyt open vinkistä tutustumassa Doodleen. Kirjoitin selaimeen Doodle.fi ja ihmettelin, kun pukkaa vaan "päivän tsemppiä", mietelauseita päivän jokaiseen hetkeen. Noooh, aikani pähkittyäni tajusin virheeni ja menin Doodle.com iin.

Eipä silti vielä auennut, miten tuolla saisin sen minun ison ilmoitautumisasian hoidettua ihan kaikilta osin. Doodlessa oli kohdat ilmoittautumiselle tapahtumaan ja tapahtuman työpajaan. Tähän asti kaikki hyvin, MUTTA... en löytänyt paikkaa, johon voisi kirjoittaa oman ruokavaliorajoitteensa. Ruokavaliorajoitteet ovat nimittäin isoniso juttu nykyisin. Niitä on hirmuiset määrät erilaisia ja melkein joka jepellä jotain. Jos ei sairauksia tai allergioita, niin itse asetettuja rajoitteita riittää: ei punaista lihaa, ei nisäkkäitä, ei söpöjä eläimiä... No ehkä sen kohdan voisi ratkaista kirjoittamalla siihen "Minulla on ruokavaliorajoite, jonka itse kerron kutsun lähettäjälle sähköpostilla tai puhelimitse". Ilmoittautuja täppää tämän ja hamuaa sähköpostin tai puhelimen kätöseensä. Ja minä merkkaan johonkin.

Edelleen odottelen sellaista vehjettä, jolla voisi

• ilmoittautua tapahtumaan (täppä ruutuun)
• merkitä mihin työpajoihin päivän aikana ilmoittautuu (täppä ruutuun) ja
• kertoa ne ruoka-asiat (tekstimuotoista lisätietoa).

Satutko tietämään sopivaa?

Voiko somea ulkoistaa?

Muutamia tarjouksia somen ulkoistamisesta saaneena, mietityttää miten se ylipäätään on mahdollista. Miten minkään yrityksen on mahdollistaa ulkoistaa some, en tajua. Nyt puhun siis Facebookista ja Twitteristä ja muista vuorovaikutteisista välineistä. Tarjoajia kyllä riittää, siitä ei ole kiinni. Teknisesti se on helppoa, ja voisin ehkä ajatella käyttäväni tarjottua palvelua jonkun somepalvelun käytön suunnittelussa, käyttöön ottamisessa ja sisällöntuottajien kouluttamisessa. Mutta miten kukaan voi ulkoistaa sen ylläpidon ja postailun itseltään? Miten kukaan voisi tuntea asiakkaitasi yhtä hyvin kuin sinä? Miten kukaan olisi yhtä kiinnostunut asiakkaistasi kuin sinä? Miten kukaan osaisi puhua yrityksen asioista ja osaamisesta yhtä hyvin kuin yrityksen omat henkilöt? Eikö pidä olla yrityksen oma henkilö haistelemassa mahdollisia hiljaisia signaaleja keskusteluista ja kuulostelemassa asioita vaikkapa tuotekehitykseen tai asiakaspalvelun parantamiseen liittyen?

Joku vuosi sitten HH:ssa oli tarjolla kurssi, jossa tutustuttiin Kauppalehden someen toimimalla viikonloppu moderaattoreina heidän keskustelupalstallaan. Sen vielä ymmärrän, jos siellä ei tehty mitään muuta kuin vahdittiin asiakkaiden viestejä ja poistettiin asiattomuuksia. Mutta en kyllä päästäisi ketään yritykseni ulkopuolista puhumaan yritykseni suulla asiakkailleni.

Jos jollain teistä on somen ulkoistamisesta kokemuksia, niin valottakaahan miten homma toimii!

Pilven lumoissa

Piti opiskella, mutta löysin hauskan härpäkkeen. Wordlellä saa rakennettua sanapilviä, joita voi itse muokata lisää. Voi vaihtaa värejä, fonttia ja sanojen kasausta. Tätä saa käyttää vapaasti myös yrityskäytössä. Tällä saisi hauskan julkaisun kannen, t-paidan, ruokapöydän tabletit firman tilaisuuteen (nykyisin saa painatettua tosi edullisesti kertakäyttölakanan tapaiselle materiaalille), kutsun tai muun yrityksen kortin (vaikka kesälomista kumppaneille tiedotettaessa kesään liittyviä positiivia sanoja). Kääk, keksin heti vaikka miten monia juttuja!

Sanapilven voi tallentaa palvelun galleriaan, jolloin se on kaikkien käytössä. En kyllä tiedä miksi kukaan haluaisi toisen pilviä käyttää, ehkä niistä katsellaan vain vinkkejä oman pilven kokoamiseen. Galleriassa on tosi kauniita pilviä nähtävänä, tuo minun ei pääse niitä lähellekään. Käy katsomassa!

Koska tämä jaetaan netissä niin tämäkin on kai sitä somea. Ja tämä on kyllä helppokäyttöisin kaikista koskaan tapaamistani vimpaimista. Käyhän kokeilemassa Wordlea!

Tapetaanko sähköposti

Ihan tavallinen aamu. Avasin Outlookin ja "Sinulle on 54 uutta viestiä". Lukemattomia on tällä hetkellä 204. Uusista ehkä 6 on eKirjeitä, jotka voin poistaa samantien. Lopuille pitäisi vähintään vastata, useimmille lisäksi tehdä jotain isompaa tai pienempää toimenpidettä. Yritän joka aamu katsoa kaikki postit pikaisesti läpi, jotta saisin sieltä isoimmat katastrofit perattua heti. Pidän lukemattomana kaikki ne viestit, joita en ole ehtinyt hoitaa. Ei riitä päivissä tunnit.

Lähetin kutsut tilaisuuteen 200 henkilölle. 2/3 vastasi ja ilmoittautui. Puolet heistä unohti kertoa ruokavaliorajoitteista. Kysyin. Vastasivat. Muistutin 1/3 viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Vastasivat. Unohtivat kertoa ruokavaliorajoiotteistaan. Kysyin. Vastasivat. Eikö helkkari vieköön saisi viisaampia välineitä töihin! Olisiko ollut pikkuisen helpompaa hoitaa tämä jollain... vaikka kyselyohjelmistolla. Onko aina pakko "säästää" ohjelmissa.

Kohta alkaa joulukuu ja hyvää tahtoa ilmassa. Lähetän taas firmassa muistutuksen siitä, että joulutoivotukset voi laittaa intran siihen tarkoitukseen olevalle sivulle, intran keskusteluihin tai piirtää paperille ja jakaa lähimmille työtovereilleen, mutta niitä EI SAA laittaa sähköpostiin. Menee vajaa viikko ja eiköhän sähköpostailu ala. Henkilö X jostain 180 toimipisteestämme haluaa toivottaa hyvä joulua kaikille 1400 työntekijällemme (joita ei ole ikinä nähnytkään) oikein henkilökohtaisesti, jokaisen omaan sähköpostiin (kaikki käyttäjät).  Osa näistä ennennäkemättömistä vastaa (kaikille) ja kiittää toivotuksista. Joulumieli valtaa firman ja sama toistuu monta, monta kertaa. Sarveni kasvavat kohisten!

Lähetin tietoa taksonomiatyöpajoista noin 100 esimiehellemme. Osa vastasi "Kiitos" minulle. Osa vastasi "Kiitos" kaikille. Olkaa hyvä vaan.

Laitan palvelujohtajalle kysymyksen, joka koskee hänen alaisiaan esimiehiä. Postissa on mukana liite. Hän välittää viestin ja liitteen eteenpäin kaikille 30 esimiehelle ja minulle kopion. Osa esimiehistä vastaa (kaikille). Osa vastaa (kaikille) siihen yhden vastaukseen. Muutamat vastaavat vain minulle ja muutamat vain palvelujohtajalle. Palvelujohtaja vastaa (kaikille) niihin muutamien vain hänelle osoittamaan kysymykseen. Liitteellisen sähköpostin määrä on kasvanut potenssiin 100 muutamassa päivässä. Kukaan ei enää tiedä kuka kysyi ja vastasi mitä, missä mennään nyt. Puhelimeni alkaa soida. Onko tässä mitään järkeä?

Ja jumankikka että se otsikoinnin merkitys ei vieläkään ole kaikille valjennut! Jos ei viestille keksi mitään otsikkoa, niin onko se lähettämisen arvoinen? Otsikko ei saa olla "moi".

Sähköposti ei ole viisas väline osaamattomien käsiin eikä

• keskusteluihin, siihen voisi käyttää vaikka Ms Lync iä, joka meillä on. Mahtava työkalu pikaviesteihin, videoneuvotteluihin ja puheluihin. Lynkataan!
• dokumenttien kommentointiin, johon voisi käyttää Lynciä. Sillä voi jakaa työpöytänsä yhden tai usean kesken ja antaa vaikka toiselle oikeuden muokata jaettavaa tiedostoa online. Tiedoston voi tallentaa yhteiseen paikkaan ja pyytää lisäämään kommentit vaikka kommenttityökalulla suoraan dokumenttiin, pdf:ään, exceliin... Tai julkaista tiedoston intran työtilassa ja pyytää kommentit työtilan keskusteluun.
• (johtamiseen)

Löysin tästä aikoinaan valmiit ohjeet fiksuista sähköposteista, jotka on pakko taas laittaa jakoon. Ohjeen kohdat 1-5 auttavat jo pitkälle. Maineeni pahana poliisina vain kasvaa, kun lisään ohjeen loppuun vielä muistutuksen siitä, miten firmamme nimi kirjoitetaan oikein. Logopoliisi!

Mites sinun sähköposti voi? Ylipainoa?

Some ahdistus 2

Some ahdistaa, koska tietoturva on somessa riski. Sitä ei ehkä haluta ajatella, mutta riski se on.

Kaikki muistavat Fb:n aiemmat sääntö- ja toimintatapamuutokset, joiden ansiosta osalla porukkaa näkyi asioita, joita niitä julkaistaessa ei oltu tarkoitettu kaikille näkyviksi. Ja totta, osittain käyttäjä on itse syyllinen, ettei ole perillä kaikista yksityisyysasetuksista. Matkan varrella on kuitenkin nähty monta muutosta, jotka tulevat käyttäjille yllättäin, toimittajan itsensä sanelemana. Onneksi joitain muutoksia on torpannut käyttäjien iso meteli asiasta.

Työkäytössä riski on suurempi. Pelissä on oman maineen lisäksi firman maine ja pahimmillaan tapahtuu tietovuotoja. Ja vaikka tekniikka olisi täysin vedenpitävää, somen luonteesta johtuen tietovuoto voi tulla henkilöstön kämmäyksestä, hyvinkin pienestä. Tai asiakkaan itsensä. Somen luonne on vapaampi, henkilökohtaista kohtaamista muistuttava. Silloin ei aina tule mieleen, että kohtaamisessamme voi olla kymmenen/sata/tuhat muutakin mukana, vaikkapa myöhemmin tänä vuonna. Tietokoneet meillä on hyvin turvattuja, mutta miten on käyttötapojemme? Identiteettikin voidaan varastaa.

Toiset alat ovat tietysti helpompia tietoturvan ja somen suhteen, mutta minä toimin sosiaalialalla. Meillähän ei voi sanoa oikein mitään julkisesti. Aina on oltava pikkuisen varuillaan, ettei paljasta mitään henkilöön menevää. Jo se, että joku on asiakkaamme, on salainen tieto. Ja sitten on aina asiakkaita/omaisia, jotka eivät tätä tiedosta ja haluaisivat asioida kanssamme sähköpostin, Fb:n tai netin kautta. He laittavat meille sähköpostilla kaikki tietonsa hetua myöten ja kysyvät saako palveluja! Ja ovat nyreissään, kun emme voi näpsäkästi vastata sähköpostikyselyihin jonkun sukulaisen asioista. Meillä on kädet sidottu, pakko lähestyä puhelimitse tai paperikirjeellä. Onhan meille tulossa vahvan tunnistuksen vaativa asiointiportaali, mutta sinne ei ole pääsyä somesta.

Meidän on mietittävä hyvin tarkkaan mitä tietoa ja millaista sisältöä voisimme somessa turvallisesti jakaa. Lähinnä se olisi yleisellä tasolla olevaa asiantuntijuuden jakamista (esim. Slideshare), asenteisiin vaikuttamista (esim.Youtube, blogit) ja rekrytointiin liittyviä asioita (esim. Facebook, Linkedin). Ja meidän sisällöntuottajat olisi koulutettava hyvin tarkoiksi tunnistamaan tietoturvaan liittyvät aiheet ja asiat.

Ja sitten on vielä asia, jota jouduimme tietotekniikkaan ja -turvaan erikoistuneen lakimiehen kanssa pähkimään männä viikolla: meidän tietoja sisältävien palvelimien on lain mukaan oltava Suomessa. Tiedätkö missä sinun tietojasi sisältävät Facebookin palvelimet ovat?

Tuubin täydeltä työasiaa

Etsin somesta työhyötyä, en halua viihdyttää itseäni somella. Tässä kuitenkin menee vellit sekaisin, koska Tikkurilan viestintäosasto meni tekemään tämän .

Tulee niin hyvä fiilis ettei edes kademieli vaivaa, vaikka haluasin kovasti olla aivot, jotka tämän keksivät. Haluan siis nostaa framille Youtuben. 

Youtube on varmaankin useimmilla huvikäytössä, mutta minä aloittelen sen hyötykäyttöä. Vastaan firmamme viestinnästä ja juuri tällä hetkellä olen tuottamassa meille uusia nettisivuja, joiden myötä alamme tuottaa myös uudenlaista sisältöä eli videoita. Suunnitelmissa on tuottaa pienet videopätkät meidän eri ammattikuntien työstä (esim. lähihoitajat, psykologit) ja asiakkaidemme (kehitysvammaisia henkilöitä) ajatuksia palveluistamme ja muista kehitysvammaisten henkilöiden elämään liittyvistä jutuista. Haluamme pitää viestintämme piirun verran rouheana, ei suoraan mainostoimiston tuottaman oloisena, joten videot kuvataan ja käsitellään itse. 

Video sopii meidän toimialaan muutenkin hyvin, koska tehtävämme on viestiä moni-ilmeisesti eli siten, että viesti menee perille, vaikka et osaisi lukea, et näe, käytät viittomia tai vaikka kommunikoit kuvien tai symbolien avulla. Mutta vaikka sinulla/asiakkaillasi ei olisi mitään rajoitteita, on ihminen mukavuudenhaluinen ja videon katsominen on helppoa. Asiakasystävällistä siis.

Youtuben yrityskäyttö voisi olla vaikkapa

• käyttöohjeet Fonectan Kuka soittaa
• tuote-esittelyt Will it blend?
• asiantuntemuksen esittelyä jakamalla ilmaista koulutusta Sovelton Heikki B.
• asiakaskokemuksia Kokemuksia NLP-kurssilta
• profiilin kohotusta (vaikkapa Tikkurilan malliin)
• yritysesittely Korvalääkärikeskus Aino
• mainoksetkin voi tietysti julkaista (paras mainos ikinä!) VW The Force
• yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja valistus toimii myös youtuben kautta Poliisi "Kuolema kyydissä"

Jos onnistut tekemään videostasi hauskan tai todella hyödyllisen, voit olla melko varma, että porukat jakavat videotasi eteenpäin. Saat suuremman näkyvyyden asiallesi, kuin mitä mainosrahalla voisi ostaa.

Dropbox - rakastettuni

Dropbox on puolisen vuotta vanha tuttavuus minulle, mutta olen tykästynyt siihen kovasti. Kerrankin värkki, josta on työkäyttöön! Dropbox on tarkoitettu tiedostojen jakamiseen. Tiedostot voivat olla mitä hyvänsä: tekstiä, laskentaa, kuvia.

https://www.dropbox.com/ osoitteesta löydät tämän näpsäkän työkalun. Voit ladata sen kaikkiin koneisiisi. Minulla se on työkoneella ja kotikoneella. Kännykkäänikin sen saisin, mutta en ole sitä vielä sinne ladannut. Näin minulla on aina pääsy tiedostoihini, tapahtui mitä hyvänsä. Vaikka kone hajoaa tai olen jossain vieraalla koneella.

Tiedostot laitetaan nettiin, oman Dropboxisi kansioon, jonka jakamisasetukset voit itse määritellä. Voit tehdä useita kansioita. Voit valita kenelle annat oikeudet lukea ja muokata juuri tuon kansion tiedostoja. Aina kun annat Dropbox-kutsun jollekin (=jaat tiedostosi/kansiosi oikeudet) toiselle käyttäjälle, ansaitset lisää tallennustilaa itsellesi.

Aloitin Dropboxin käytön opiskelussa, kun teimme ryhmätyötä sen kautta. Pääsimme kaikki muokkaamaan samoja alkuperäisiä tiedostoja, eikä meille syntynyt kiusallisia sivuversioita, joita sähköpostia käytettäessä syntyisi.

Nyt otin Dropboxin käyttöön myös työssäni. Minun pitää tehdä tiivistä yhteistyötä ulkoisten toimittajien kanssa ja siirrellä tiedostoja heille edes taas, muokata niitä vuorotellen. Totesin, että helpottaa kummasti hommia, kun he jakavat tiedot omasta dropbox-kansiostaan ja minä pääsen sinne muokkaamaan tiedostoja ihan tuoreeltaan. Näin turha sähköposteilu jää välistä kokonaan pois. Saan tiedon sähköpostiini, kun Dropboxissa on tehty muokkauksia eikä meille synny muita versioita tiedostoista.

Tietoturvan kanssa on oltava tarkkana, että ongelmia ei pääse syntymään. Kaikki Dropboxiin laitetut tiedostot kun fyysisesti ovat internetissä ja vaikka mitään ei pitäisi mennä pieleen, aina jotain voi kuitenkin sattua. Siksi mitään potilasasiaa tai muuta sen tason tietoa emme Dropboxissa käsittele. Käytän sitä tällä hetkellä meidän lehtiemme sivusuunnitelmien ja juttujen statuksien päivittämiseen. Statuksia pitää päivittää vähintään kerran päivässä aina noin kolmen viikon aikana ja siitä aiheutuva sähköpostin määrä olisi ilman Dropboxia järisyttävä - puhumattakaan siitä, että toisessa päässä olisi todennäköisesti aina päivitetty vanhaa versiota. Myös lehteen tulevat kuvat on näppärä siirtää toimituksen ja minun välillä Dropboxin kautta. Työn alla olevan lehden jutut on hyvä koota Dropboxiin, jolloin sekä toimitus että minä näemme mitä on kasassa ja mitä puuttuu ja pääsemme tarvittaessa heti käsiksi juttuihin.

Paras tähän asti löytämäni sometyökalu!