Pilven lumoissa

Piti opiskella, mutta löysin hauskan härpäkkeen. Wordlellä saa rakennettua sanapilviä, joita voi itse muokata lisää. Voi vaihtaa värejä, fonttia ja sanojen kasausta. Tätä saa käyttää vapaasti myös yrityskäytössä. Tällä saisi hauskan julkaisun kannen, t-paidan, ruokapöydän tabletit firman tilaisuuteen (nykyisin saa painatettua tosi edullisesti kertakäyttölakanan tapaiselle materiaalille), kutsun tai muun yrityksen kortin (vaikka kesälomista kumppaneille tiedotettaessa kesään liittyviä positiivia sanoja). Kääk, keksin heti vaikka miten monia juttuja!

Sanapilven voi tallentaa palvelun galleriaan, jolloin se on kaikkien käytössä. En kyllä tiedä miksi kukaan haluaisi toisen pilviä käyttää, ehkä niistä katsellaan vain vinkkejä oman pilven kokoamiseen. Galleriassa on tosi kauniita pilviä nähtävänä, tuo minun ei pääse niitä lähellekään. Käy katsomassa!

Koska tämä jaetaan netissä niin tämäkin on kai sitä somea. Ja tämä on kyllä helppokäyttöisin kaikista koskaan tapaamistani vimpaimista. Käyhän kokeilemassa Wordlea!

Tapetaanko sähköposti

Ihan tavallinen aamu. Avasin Outlookin ja "Sinulle on 54 uutta viestiä". Lukemattomia on tällä hetkellä 204. Uusista ehkä 6 on eKirjeitä, jotka voin poistaa samantien. Lopuille pitäisi vähintään vastata, useimmille lisäksi tehdä jotain isompaa tai pienempää toimenpidettä. Yritän joka aamu katsoa kaikki postit pikaisesti läpi, jotta saisin sieltä isoimmat katastrofit perattua heti. Pidän lukemattomana kaikki ne viestit, joita en ole ehtinyt hoitaa. Ei riitä päivissä tunnit.

Lähetin kutsut tilaisuuteen 200 henkilölle. 2/3 vastasi ja ilmoittautui. Puolet heistä unohti kertoa ruokavaliorajoitteista. Kysyin. Vastasivat. Muistutin 1/3 viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Vastasivat. Unohtivat kertoa ruokavaliorajoiotteistaan. Kysyin. Vastasivat. Eikö helkkari vieköön saisi viisaampia välineitä töihin! Olisiko ollut pikkuisen helpompaa hoitaa tämä jollain... vaikka kyselyohjelmistolla. Onko aina pakko "säästää" ohjelmissa.

Kohta alkaa joulukuu ja hyvää tahtoa ilmassa. Lähetän taas firmassa muistutuksen siitä, että joulutoivotukset voi laittaa intran siihen tarkoitukseen olevalle sivulle, intran keskusteluihin tai piirtää paperille ja jakaa lähimmille työtovereilleen, mutta niitä EI SAA laittaa sähköpostiin. Menee vajaa viikko ja eiköhän sähköpostailu ala. Henkilö X jostain 180 toimipisteestämme haluaa toivottaa hyvä joulua kaikille 1400 työntekijällemme (joita ei ole ikinä nähnytkään) oikein henkilökohtaisesti, jokaisen omaan sähköpostiin (kaikki käyttäjät).  Osa näistä ennennäkemättömistä vastaa (kaikille) ja kiittää toivotuksista. Joulumieli valtaa firman ja sama toistuu monta, monta kertaa. Sarveni kasvavat kohisten!

Lähetin tietoa taksonomiatyöpajoista noin 100 esimiehellemme. Osa vastasi "Kiitos" minulle. Osa vastasi "Kiitos" kaikille. Olkaa hyvä vaan.

Laitan palvelujohtajalle kysymyksen, joka koskee hänen alaisiaan esimiehiä. Postissa on mukana liite. Hän välittää viestin ja liitteen eteenpäin kaikille 30 esimiehelle ja minulle kopion. Osa esimiehistä vastaa (kaikille). Osa vastaa (kaikille) siihen yhden vastaukseen. Muutamat vastaavat vain minulle ja muutamat vain palvelujohtajalle. Palvelujohtaja vastaa (kaikille) niihin muutamien vain hänelle osoittamaan kysymykseen. Liitteellisen sähköpostin määrä on kasvanut potenssiin 100 muutamassa päivässä. Kukaan ei enää tiedä kuka kysyi ja vastasi mitä, missä mennään nyt. Puhelimeni alkaa soida. Onko tässä mitään järkeä?

Ja jumankikka että se otsikoinnin merkitys ei vieläkään ole kaikille valjennut! Jos ei viestille keksi mitään otsikkoa, niin onko se lähettämisen arvoinen? Otsikko ei saa olla "moi".

Sähköposti ei ole viisas väline osaamattomien käsiin eikä

• keskusteluihin, siihen voisi käyttää vaikka Ms Lync iä, joka meillä on. Mahtava työkalu pikaviesteihin, videoneuvotteluihin ja puheluihin. Lynkataan!
• dokumenttien kommentointiin, johon voisi käyttää Lynciä. Sillä voi jakaa työpöytänsä yhden tai usean kesken ja antaa vaikka toiselle oikeuden muokata jaettavaa tiedostoa online. Tiedoston voi tallentaa yhteiseen paikkaan ja pyytää lisäämään kommentit vaikka kommenttityökalulla suoraan dokumenttiin, pdf:ään, exceliin... Tai julkaista tiedoston intran työtilassa ja pyytää kommentit työtilan keskusteluun.
• (johtamiseen)

Löysin tästä aikoinaan valmiit ohjeet fiksuista sähköposteista, jotka on pakko taas laittaa jakoon. Ohjeen kohdat 1-5 auttavat jo pitkälle. Maineeni pahana poliisina vain kasvaa, kun lisään ohjeen loppuun vielä muistutuksen siitä, miten firmamme nimi kirjoitetaan oikein. Logopoliisi!

Mites sinun sähköposti voi? Ylipainoa?

Sukupolvien välinen kuilu somessa?

Mietin, olenko sittenkin vaan liian vanha tähän someen. Bloggaaminen nyt vielä menee, koska  kirjoittaminen on kivaa. Onko tämä someilulla arkipäivän viestiminen vain nuorien juttu, heille luontaista ja muille vasta opettelun kautta avautuvaa, jos sittenkään? Työkäyttö on asia erikseen, siihen voi oppia kuten mihin hyvänsä uuteen työtehtävään, mutta miten yksityiskäytössä. Minulla ei edelleenkään ole tarvetta kertoa julkisesti, että olen Kaisan Kahvilassa (4Square), Hesassa sataa lunta (Twitter) ja Vähänks täällä on hyvää cafe lattea (Facebook). Enkä ymmärrä, miksi kukaan haluaisi sellaista kenenkään ilmoittamana lukea. Olen yhä sitä mieltä, että jos ei ole järjellistä tai tärkeää sanottavaa, niin on syytä olla hiljaa.

Tietoviikossa Kemiran Räty mietti vähän samaa, mutta toiselta kantilta. Hän pähkäili, miten saa lapsensa kiinni, kun eivät lue sähköpostia eivätkä käytä puhelinta/tekstiviestejä. Hänen kirjoituksessaan keski-ikäiset ovat sähköposti- ja tekstiviestikansaa. Nuoret käyttävät somea ja pikaviestejä. Tunnistan itseni tuosta. Puhelin on minusta käyttökelpoinen puhumiseen ja kun en halua kommunikoida pakollista enempää, lähetän tekstiviestin. Sähköpostit toimii työssä ja silloin, kun haluan sanoa jo omillaan asuville lapsilleni jotain säilyttämisen arvoista.

Minä veikkaan, että somen kanavat ovat jatkossakin suosittuja nuorempien joukossa, mutta somessa "valtamediat" vaihtuvat. Facebookin suosio laantuu ja jotain muuta nousee tilalle. Ehkäpä twitter tai jotain josta en ole vielä kuullutkaan. Ipanat ei varmaan jaksa kirjoittaa/lukea kohta sitäkään vähää (140 merkkiä), joten ehkäpä se onkin joku kuva- tai videopohjainen juttu. Kersat on kautta aikojen hullaantuneet jostain lelusta - Barbiet vaihtui Brätzeihin ja Prätkä-Hiiret johonkin, jota en jaksa muistaa. Innostus oli aina suurta, kunnes koko kersajengi kuin yhteisestä päätöksestä päätti suunnata innostuksen johonkin toiseen.

Vanhemmat varmaan omaksuvat somesopasta yksityiseen arkikäyttöön jonkun tutunoloisen välineen, esim. Skypen. Ja sitten jonkinlaiseen harrastustoimintaan käytettävät esim. blogi ja joku valokuvien jakamiseen käytetty juttu tulee varmaan monen opeteltua. Vai mitä tuumaatte?

Some ahdistus 2

Some ahdistaa, koska tietoturva on somessa riski. Sitä ei ehkä haluta ajatella, mutta riski se on.

Kaikki muistavat Fb:n aiemmat sääntö- ja toimintatapamuutokset, joiden ansiosta osalla porukkaa näkyi asioita, joita niitä julkaistaessa ei oltu tarkoitettu kaikille näkyviksi. Ja totta, osittain käyttäjä on itse syyllinen, ettei ole perillä kaikista yksityisyysasetuksista. Matkan varrella on kuitenkin nähty monta muutosta, jotka tulevat käyttäjille yllättäin, toimittajan itsensä sanelemana. Onneksi joitain muutoksia on torpannut käyttäjien iso meteli asiasta.

Työkäytössä riski on suurempi. Pelissä on oman maineen lisäksi firman maine ja pahimmillaan tapahtuu tietovuotoja. Ja vaikka tekniikka olisi täysin vedenpitävää, somen luonteesta johtuen tietovuoto voi tulla henkilöstön kämmäyksestä, hyvinkin pienestä. Tai asiakkaan itsensä. Somen luonne on vapaampi, henkilökohtaista kohtaamista muistuttava. Silloin ei aina tule mieleen, että kohtaamisessamme voi olla kymmenen/sata/tuhat muutakin mukana, vaikkapa myöhemmin tänä vuonna. Tietokoneet meillä on hyvin turvattuja, mutta miten on käyttötapojemme? Identiteettikin voidaan varastaa.

Toiset alat ovat tietysti helpompia tietoturvan ja somen suhteen, mutta minä toimin sosiaalialalla. Meillähän ei voi sanoa oikein mitään julkisesti. Aina on oltava pikkuisen varuillaan, ettei paljasta mitään henkilöön menevää. Jo se, että joku on asiakkaamme, on salainen tieto. Ja sitten on aina asiakkaita/omaisia, jotka eivät tätä tiedosta ja haluaisivat asioida kanssamme sähköpostin, Fb:n tai netin kautta. He laittavat meille sähköpostilla kaikki tietonsa hetua myöten ja kysyvät saako palveluja! Ja ovat nyreissään, kun emme voi näpsäkästi vastata sähköpostikyselyihin jonkun sukulaisen asioista. Meillä on kädet sidottu, pakko lähestyä puhelimitse tai paperikirjeellä. Onhan meille tulossa vahvan tunnistuksen vaativa asiointiportaali, mutta sinne ei ole pääsyä somesta.

Meidän on mietittävä hyvin tarkkaan mitä tietoa ja millaista sisältöä voisimme somessa turvallisesti jakaa. Lähinnä se olisi yleisellä tasolla olevaa asiantuntijuuden jakamista (esim. Slideshare), asenteisiin vaikuttamista (esim.Youtube, blogit) ja rekrytointiin liittyviä asioita (esim. Facebook, Linkedin). Ja meidän sisällöntuottajat olisi koulutettava hyvin tarkoiksi tunnistamaan tietoturvaan liittyvät aiheet ja asiat.

Ja sitten on vielä asia, jota jouduimme tietotekniikkaan ja -turvaan erikoistuneen lakimiehen kanssa pähkimään männä viikolla: meidän tietoja sisältävien palvelimien on lain mukaan oltava Suomessa. Tiedätkö missä sinun tietojasi sisältävät Facebookin palvelimet ovat?