Lähetin kutsut tilaisuuteen 200 henkilölle. 2/3 vastasi ja ilmoittautui. Puolet heistä unohti kertoa ruokavaliorajoitteista. Kysyin. Vastasivat. Muistutin 1/3 viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Vastasivat. Unohtivat kertoa ruokavaliorajoiotteistaan. Kysyin. Vastasivat. Eikö helkkari vieköön saisi viisaampia välineitä töihin! Olisiko ollut pikkuisen helpompaa hoitaa tämä jollain... vaikka kyselyohjelmistolla. Onko aina pakko "säästää" ohjelmissa.
Kohta alkaa joulukuu ja hyvää tahtoa ilmassa. Lähetän taas firmassa muistutuksen siitä, että joulutoivotukset voi laittaa intran siihen tarkoitukseen olevalle sivulle, intran keskusteluihin tai piirtää paperille ja jakaa lähimmille työtovereilleen, mutta niitä EI SAA laittaa sähköpostiin. Menee vajaa viikko ja eiköhän sähköpostailu ala. Henkilö X jostain 180 toimipisteestämme haluaa toivottaa hyvä joulua kaikille 1400 työntekijällemme (joita ei ole ikinä nähnytkään) oikein henkilökohtaisesti, jokaisen omaan sähköpostiin (kaikki käyttäjät). Osa näistä ennennäkemättömistä vastaa (kaikille) ja kiittää toivotuksista. Joulumieli valtaa firman ja sama toistuu monta, monta kertaa. Sarveni kasvavat kohisten!
Lähetin tietoa taksonomiatyöpajoista noin 100 esimiehellemme. Osa vastasi "Kiitos" minulle. Osa vastasi "Kiitos" kaikille. Olkaa hyvä vaan.
Laitan palvelujohtajalle kysymyksen, joka koskee hänen alaisiaan esimiehiä. Postissa on mukana liite. Hän välittää viestin ja liitteen eteenpäin kaikille 30 esimiehelle ja minulle kopion. Osa esimiehistä vastaa (kaikille). Osa vastaa (kaikille) siihen yhden vastaukseen. Muutamat vastaavat vain minulle ja muutamat vain palvelujohtajalle. Palvelujohtaja vastaa (kaikille) niihin muutamien vain hänelle osoittamaan kysymykseen. Liitteellisen sähköpostin määrä on kasvanut potenssiin 100 muutamassa päivässä. Kukaan ei enää tiedä kuka kysyi ja vastasi mitä, missä mennään nyt. Puhelimeni alkaa soida. Onko tässä mitään järkeä?
Ja jumankikka että se otsikoinnin merkitys ei vieläkään ole kaikille valjennut! Jos ei viestille keksi mitään otsikkoa, niin onko se lähettämisen arvoinen? Otsikko ei saa olla "moi".
Sähköposti ei ole viisas väline osaamattomien käsiin eikä
- keskusteluihin, siihen voisi käyttää vaikka Ms Lync iä, joka meillä on. Mahtava työkalu pikaviesteihin, videoneuvotteluihin ja puheluihin. Lynkataan!
- dokumenttien kommentointiin, johon voisi käyttää Lynciä. Sillä voi jakaa työpöytänsä yhden tai usean kesken ja antaa vaikka toiselle oikeuden muokata jaettavaa tiedostoa online. Tiedoston voi tallentaa yhteiseen paikkaan ja pyytää lisäämään kommentit vaikka kommenttityökalulla suoraan dokumenttiin, pdf:ään, exceliin... Tai julkaista tiedoston intran työtilassa ja pyytää kommentit työtilan keskusteluun.
- (johtamiseen)
Löysin tästä aikoinaan valmiit ohjeet fiksuista sähköposteista, jotka on pakko taas laittaa jakoon. Ohjeen kohdat 1-5 auttavat jo pitkälle. Maineeni pahana poliisina vain kasvaa, kun lisään ohjeen loppuun vielä muistutuksen siitä, miten firmamme nimi kirjoitetaan oikein. Logopoliisi!
Mites sinun sähköposti voi? Ylipainoa?
