Dropbox on puolisen vuotta vanha tuttavuus minulle, mutta olen tykästynyt
siihen kovasti. Kerrankin värkki, josta on työkäyttöön! Dropbox on tarkoitettu
tiedostojen jakamiseen. Tiedostot voivat olla mitä hyvänsä: tekstiä, laskentaa,
kuvia. https://www.dropbox.com/ osoitteesta löydät tämän näpsäkän työkalun. Voit ladata sen kaikkiin koneisiisi. Minulla se on työkoneella ja kotikoneella. Kännykkäänikin sen saisin, mutta en ole sitä vielä sinne ladannut. Näin minulla on aina pääsy tiedostoihini, tapahtui mitä hyvänsä. Vaikka kone hajoaa tai olen jossain vieraalla koneella.
Tiedostot laitetaan nettiin, oman Dropboxisi kansioon, jonka jakamisasetukset voit itse määritellä. Voit tehdä useita kansioita. Voit valita kenelle annat oikeudet lukea ja muokata juuri tuon kansion tiedostoja. Aina kun annat Dropbox-kutsun jollekin (=jaat tiedostosi/kansiosi oikeudet) toiselle käyttäjälle, ansaitset lisää tallennustilaa itsellesi.
Aloitin Dropboxin käytön opiskelussa, kun teimme ryhmätyötä sen kautta. Pääsimme kaikki muokkaamaan samoja alkuperäisiä tiedostoja, eikä meille syntynyt kiusallisia sivuversioita, joita sähköpostia käytettäessä syntyisi.
Nyt otin Dropboxin käyttöön myös työssäni. Minun pitää tehdä tiivistä yhteistyötä ulkoisten toimittajien kanssa ja siirrellä tiedostoja heille edes taas, muokata niitä vuorotellen. Totesin, että helpottaa kummasti hommia, kun he jakavat tiedot omasta dropbox-kansiostaan ja minä pääsen sinne muokkaamaan tiedostoja ihan tuoreeltaan. Näin turha sähköposteilu jää välistä kokonaan pois. Saan tiedon sähköpostiini, kun Dropboxissa on tehty muokkauksia eikä meille synny muita versioita tiedostoista.
Tietoturvan kanssa on oltava tarkkana, että ongelmia ei pääse syntymään. Kaikki Dropboxiin laitetut tiedostot kun fyysisesti ovat internetissä ja vaikka mitään ei pitäisi mennä pieleen, aina jotain voi kuitenkin sattua. Siksi mitään potilasasiaa tai muuta sen tason tietoa emme Dropboxissa käsittele. Käytän sitä tällä hetkellä meidän lehtiemme sivusuunnitelmien ja juttujen statuksien päivittämiseen. Statuksia pitää päivittää vähintään kerran päivässä aina noin kolmen viikon aikana ja siitä aiheutuva sähköpostin määrä olisi ilman Dropboxia järisyttävä - puhumattakaan siitä, että toisessa päässä olisi todennäköisesti aina päivitetty vanhaa versiota. Myös lehteen tulevat kuvat on näppärä siirtää toimituksen ja minun välillä Dropboxin kautta. Työn alla olevan lehden jutut on hyvä koota Dropboxiin, jolloin sekä toimitus että minä näemme mitä on kasassa ja mitä puuttuu ja pääsemme tarvittaessa heti käsiksi juttuihin.
Paras tähän asti löytämäni sometyökalu!
